Regus London Bridge

Preguntas y respuestas: consejos de IWG y Round Hill Ventures para adoptar el trabajo híbrido

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Karl Tomusk

Está muy bien saber que el futuro del trabajo podría ser híbrido, pero ¿qué significa eso realmente para los propietarios? ¿Cómo deberían prepararse para ese futuro?

Placetech se puso en contacto con el proveedor global de oficinas flexibles IWG, propietario de Regus y Spaces, entre otras marcas, y la firma europea de capital de riesgo de proptech, Round Hill Ventures, para obtener algunos consejos prácticos y sugerencias tecnológicas para los propietarios de oficinas.

¿Cuáles son los cambios físicos más importantes que los propietarios deberán realizar en sus espacios de trabajo para adaptarse al trabajo híbrido?

GTI: Realmente depende del tipo de espacio que tenga el propietario. Si se trata de un espacio de oficina, es posible que no necesiten hacer mucho de antemano, además de asegurarse de que esté equipado de acuerdo con el nuevo mundo híbrido del trabajo, con espacios de colaboración y conexión priorizados junto con la última tecnología.

Si el espacio se estaba utilizando para un propósito totalmente diferente, hay varios factores a considerar, desde el tamaño del edificio hasta la ubicación y los diferentes tipos de clientes que probablemente usarán el centro, ya sean nuevas empresas, corporaciones más grandes o un mezcla de ambos. IWG también tiene la ventaja única de tener múltiples marcas para que los propietarios las consideren, desde Regus y Spaces hasta HQ y Signature, lo que garantiza que haya una solución de marca adecuada para cualquier espacio que deseen convertir.

VRH: Creo que como requisito previo, los propietarios siempre deben tener en cuenta al usuario final al adaptar los espacios de trabajo físicos. Como parte de eso, deben darse cuenta de que el espacio de oficina se utilizará de manera diferente en un entorno híbrido. Si a los trabajadores se les da la libertad de alternar entre el trabajo desde casa y la oficina, entonces las oficinas deben proporcionar las mejores comodidades de su clase para darles a los empleados el ímpetu para regresar al lugar de trabajo.

Cualquier cambio físico que los propietarios decidan hacer debe garantizar su comodidad, además de capacitarlos para que se desempeñen a su nivel más alto. Los cambios físicos deben garantizar que todas las formas de trabajo se faciliten en la oficina: la introducción de más elementos físicos, como áreas de colaboración con asientos abiertos, será clave, junto con espacios dedicados para llamadas y trabajo focalizado.

¿Cómo pueden saber los propietarios qué cambios deben realizar en sus espacios específicos? ¿Qué herramientas pueden ayudarlos a comprender las necesidades de sus ocupantes y futuros ocupantes?

GTI: Además de vigilar las tendencias en el lugar de trabajo, como el deseo de espacios abiertos e interactivos, áreas de descanso y salas de reuniones para la colaboración, los propietarios deben mantener un diálogo abierto con quienes ocupan su espacio para determinar sus necesidades específicas de espacio de trabajo. Una gran empresa que podría ocupar un piso de su espacio de trabajo, por ejemplo, podría tener requisitos muy diferentes a los de las pequeñas empresas y los autónomos que visitan las áreas de coworking.

VRH: En primer lugar, los propietarios deben mantenerse a la vanguardia reflejando las tendencias actuales de utilización de oficinas. Covid-19 ha traído un gran cambio, empoderando a los empleados pero también a los inquilinos. Por lo tanto, la demanda de espacios inteligentes con modelos de arrendamiento flexibles y un enfoque en la experiencia del inquilino seguirá creciendo.

Las soluciones de Proptech ayudarán a los propietarios y ocupantes a gestionar las nuevas tendencias laborales y convertir los desafíos en oportunidades. A medida que todo el ecosistema de soluciones de oficinas inteligentes maduró y ganó importancia durante la crisis, los propietarios pueden elegir entre una variedad de tecnologías desarrolladas. Tienen la opción de integrar soluciones tecnológicas de caso de uso único, como el seguimiento de la ocupación; integrar plataformas completas de experiencia de inquilinos que abordan múltiples casos de uso; o utilice soluciones de ventanilla única, que se encargan de convertir los activos de ladrillos y mortero en nuevos espacios flexibles inteligentes.

¿Cuál es la mejor manera para que un propietario presente los servicios (reserva, acceso a las instalaciones, cualquier extra opcional) que necesitan las oficinas híbridas o de trabajo conjunto?

VRH: Realmente depende de cada propietario individual y de cómo operan. Varias nuevas empresas en Europa continúan enfocándose en desarrollar sistemas operativos para hacer que las oficinas estén más conectadas y funcionen de manera más inteligente, integrando el espacio físico para las personas que trabajan en el edificio con los servicios de administración de instalaciones.

Te daré un ejemplo: la startup con sede en Ámsterdam, Aplicación de Office (recién adquirido por HqO) y la aplicación alemana, tecnologías-cosa, proporcionan su propio software que permite al personal interactuar con sus edificios con solo hacer clic en un botón. Facilita mucho cosas como la reserva de escritorios y salas de reuniones y, quizás lo más importante, brinda a los administradores de instalaciones formas de poder trabajar de manera más inteligente y mejorar la eficiencia de sus espacios de oficina.


Software para cualquier uso case

IWG y Round Hill Ventures colaboraron recientemente en un informe, PropTech y el futuro del trabajo, que recomienda varias nuevas empresas y plataformas a los propietarios que actualizan su espacio de oficina:

Herramientas de colaboración

  • Espacial: una startup de EE. UU. que convierte oficinas en lugares de trabajo aumentados compartidos utilizando dispositivos de realidad virtual
  • Gama o Rango : una herramienta de colaboración que incluye registros virtuales, actualizaciones de estado, herramientas de planificación de recursos y más para equipos que trabajan en diferentes lugares

Herramientas de comunicación

  • Tándem: actuando como un walkie-talkie, la herramienta permite a los usuarios hablar entre ellos sin establecer llamadas, convirtiendo así sus computadoras en una oficina virtual
  • Rincones: crea salas de reuniones virtuales donde los compañeros de trabajo pueden hablar entre ellos sin programar reuniones

Herramientas de datos de ocupación

  • Locatee: utilizando las redes Wi-Fi existentes en un edificio, la plataforma registra los movimientos de los empleados dentro de un edificio, rastreando la ocupación del espacio a lo largo del tiempo.

Herramientas de reserva de espacio flexibles

  • Upflex: la puesta en marcha funciona como una plataforma de reserva de agregador, lo que permite a las empresas reservar espacio de oficina bajo demanda de acuerdo con sus necesidades

Herramientas para convertir las oficinas en espacios flexibles con servicios

  • Kitt: un mercado de oficinas que conecta a los propietarios de activos con los inquilinos. Kitt rediseña el espacio de la oficina de acuerdo con las necesidades del inquilino y gestiona la transición a una "oficina inteligente"

¿Qué herramientas puede recomendar para ayudar a monitorear cómo las personas usan la oficina y, por lo tanto, qué ajustes deben hacer los propietarios para mantenerse al día con las demandas cambiantes?

VRH: La forma en que ahora podemos rastrear la ocupación de los usuarios realmente se ha acelerado en los últimos años, con la evolución del seguimiento de sensores, Wi-Fi y video, por nombrar algunos. Para todas estas soluciones, es importante que cumplan con el RGPD y, por lo tanto, protejan los datos personales.

La solución de seguimiento que tiene más sentido difiere de un caso de uso a otro y la granularidad de los datos necesarios. Hacer uso de las celdas Wi-Fi existentes y rastrear la ocupación a través de la triangulación es un comienzo sencillo y establece la base del rastreo de la ocupación a nivel de cartera. Se obtendrán datos más detallados mediante la instalación de sensores dedicados, lo que permitirá casos de uso como la reserva de escritorios en vivo, etc.

Actualmente, existen herramientas para digitalizar casi todo en un edificio. ¿Por dónde deberían empezar los propietarios?

VRH: Es importante comprender que la tecnología sirve en dos direcciones: debe aumentar la comodidad, la seguridad y la experiencia y debe ayudar a ganar eficiencia en términos de costos y energía. Los propietarios deben elegir la tecnología siempre que puedan mejorar estos aspectos. Es necesario abordar ahora dos temas importantes: disminuir las emisiones de Co2 que se relacionan con los edificios (de oficinas) y aumentar la comodidad de los trabajadores en la oficina. Porque ambas soluciones tecnológicas juegan un papel clave y deben aprovecharse tanto como sea posible.

¿Cuáles son algunos de los desafíos ocultos que los propietarios podrían no haber considerado pero deberían al hacer sus carteras más atractivas para los trabajadores híbridos?

GTI: La pandemia ha provocado un cambio fundamental en la forma en que trabajamos, y los propietarios deben tener esto en cuenta al diversificar su cartera para incorporar flexspace

Lo que la gente necesita de un espacio de trabajo ha cambiado; la gente ya no viene a la oficina solo para enviar correos electrónicos y, como tal, ya no necesita ni espera un mar de escritorios. Los espacios inspiradores e interactivos para la colaboración, las reuniones de equipo y la lluvia de ideas serán características importantes para que los propietarios las incorporen al nuevo mundo del trabajo, junto con las áreas para grupos pequeños y las salas de reuniones.

Además de los espacios de trabajo flexibles cerca de los hogares de los empleados, las oficinas centrales corporativas con sede en la ciudad seguirán siendo importantes por razones prácticas y sociales, como la colaboración, las reuniones de equipo y los eventos de la empresa. Como tal, su diseño también debe prestarse a estos nuevos propósitos.

Los propietarios también deben asegurarse de que sus edificios tengan espacio para la última tecnología. Una conexión sólida para herramientas de videoconferencia como Microsoft Teams y Zoom, así como una infraestructura de TI segura e impenetrable es una gran consideración tanto para los empleados individuales como para las empresas más grandes.

VRH: Veo esto de una manera positiva, ya que los desafíos pueden presentarse como oportunidades para los propietarios. Como ha mencionado IWG, la pandemia ha obligado a los propietarios a intensificar su juego. Ofrecer activos de ladrillo y cemento por sí solo no los pondrá por delante de la competencia.

Los espacios flexibles, los edificios ecológicos y las oficinas inteligentes deben desempeñar un papel más importante en cada cartera. Vemos un aumento de la presión desde diferentes direcciones. Los inversores trasladarán el dinero a activos más ecológicos y favorables a los ESG, y los usuarios finales lo exigen.

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